一、快速計算
以人員銷售記錄表(圖1)來說，我們需要計算每個人銷量的季度合計以及所有人員的總計，這個利用WPS文字的快速計算功能即可輕松實現(xiàn)。
選中所有需要要合計的數(shù)據(jù)單元格和要顯示合計的單元格(第2-7行的2-5列單元格)，單擊常用工具欄“快速計算”圖標后的下拉箭頭選擇“求和”，即可在選中區(qū)最后一列的空單元格中計算出各行合計數(shù)。這里可以計算的還有平均、最大、最小值三個常用項。同樣選中各列要總計的數(shù)據(jù)和總計行，從“快速計算”的下拉列表中選擇“求和”即可在最后一行顯示各月和季度的總計。
使用快速計算，若選中單元格區(qū)域最后一行、列的單元格非空，則會在其右、下邊的空單元格中顯示計算結果，若右、下邊也沒有空格則會自動插入一行或列顯示。不一定要選中整行或整列進行計算，但必需是連續(xù)的單元格才能計算?？梢灾贿x中1行、列進行計算，也可同時選中多個行列分別對各個行或列進行計算。
二、用公式計算
快速計算只能對連續(xù)單元格的數(shù)據(jù)進行簡單計算，而很多時候我們還需要按指定公式對單元格進行較復雜的計算，比如這張采購借款單就需要按“單項金額=單價*數(shù)量+費用”進行計算。對此就需要自己輸入公式進行計算了，使用公式得理解WPS文字中定義單元格名稱的原則，與WPS表格一樣，在WPS文字中也A、B、C……表示列，以1、2、3……表示行，比如第4行第5列的單元格就是E4。以本例中的收款收據(jù)表格來說，第一項產品的單價為D4、數(shù)量 E4、附加費F4、金額G4，而金額的合計則是B7。清楚這些以后要輸入公式就很簡單了。
定位到G4單元格，單擊“表格”菜單選擇“公式”，在“公式”窗口中輸入公式“=D4*E4+F4”，再單擊“數(shù)字格式”選擇“0.00”格式(圖 2)，然后確定即可得到單項金額。同樣在G5、G6單元格也得這樣輸入公式分別計算下面兩行。由于直接輸入單元格名稱的計算公式在復制粘貼后引用的單元格不會自動調整，因此每一個公式都得直接輸入。同理在B7輸入公式=sum(G4:G6)進行金額合計。
你還可從“粘貼函數(shù)”的下拉列表中選擇函數(shù)參與計算，具體函數(shù)的用法可參照WPS表格程序中的函數(shù)。在“表格范圍”下拉列表中則可選擇ABOVE、 BELOW、LEFT或RIGHT分別對當前單元格上面、下面、左側或右側的全部單元格進行計算。只對這四種單元格區(qū)域進行計算的公式，在復制粘貼到其它單元格后只再選中按F9刷新一下，就會自動調整計算的區(qū)域。此外，如果實在弄不清楚要計算的單元格的名稱，可從該單元格開始選中兩個單元格，單擊“快速計算”選擇“求和”，在顯示的計算結果上右擊選擇“編輯域”，從公式中就可以看到該單元格的名稱了。
注：表格公式只認識純數(shù)字-56、1200或帶小數(shù)點的數(shù)字32..058.-18.9兩種格式。有千位分隔符的數(shù)字象14,012,345.00就只會認識第一個“,”前的數(shù)值14，若數(shù)字前有其它字符象￥則會直接按0計。因此，如果計算結果還打算用于后面的計算，那么只能選擇0.00格式或不選擇數(shù)字格式，當然表格中的數(shù)據(jù)也必需是這兩種純數(shù)字格式的才行。至于數(shù)字后的單位等其它字符倒是不影響計算，故100%也只會被當成100計算，因此計算有% 的單元格時記得在公式中先把它除100再算。這個希望下一次升級能解決。
三.轉換人民幣大寫金額
WPS表格公式中通過選擇“數(shù)字格式”可以設置計算結果的格式，其實在這里還隱藏了公式的另一項實用功能，就是可以把數(shù)字轉換成人民幣大寫金額。這功能在平時經常編輯的證明、票據(jù)、合同中是很經常用到的。我傘就以上例那張收據(jù)為例來轉換出合計B7的人民幣大寫金額。
定位到B8單元格，單擊“表格”菜單選擇“公式”。在“公式”窗口輸入公式為=B7，再單擊“數(shù)字格式”的下拉箭頭，選擇列表中的最后一項“人民幣大寫”，確定后即可自動插入大寫合計“玖萬壹仟叁佰肆拾元整”。如果你只是單純需要輸入人民幣大寫金額，那么只要單擊“表格/公式”在公式窗口中直接輸入公式為=具體金額，例：=12345.60，然后從“數(shù)字格式”下選擇“人民幣大寫”格式，確定即可輸入大寫金額“壹萬貳仟叁佰肆拾伍元陸角整”。
